Bireysel Kurumsal

Düzen İçin 5 Adım

Düzeninizi ölçmek için sizinle kısa bir test yapalım mı? Evet diyorsanız size ait bir ortama geçin ya da hayal edin lütfen. Evinizde kendinize ayırdığınız özel bir alan, iş yerinde çalışma odanız veya üretim sahasında size ait bir bölüm olabilir. Birkaç sorum olacak.

Bulunduğunuz ortam size dağınık ve rahatsız edici geliyor mu?

Aradığınız bir şeyi kısa sürede bulabiliyor musunuz?

Size ait ortamda var olup da bir türlü bulamadığınız eşyalarınızın yerine yenisini aldığınız oluyor mu?

Dağınıklığınız yüzünden başarısız olduğunuz zamanlar oldu mu?

Bu sorulara cevaplarınız evet ise ve düzensizlik çanları kimin için çalıyor derseniz, elbette ki sizin için!

Dağınık ortam her ne kadar bazılarınızın hoşuna gitse de iş arkadaşı veya aile bireylerinin pek de hoşuna gitmiyor olabilir. Bulunduğunuz her ortamda sizden daha düzenli yöneticiler, iş arkadaşları veya aile bireyleri vardır.Düzeniniz konusunda çok sık eleştiri ve öneri alıyorsunuzdur.

Düzeniniz yoksa hareketleriniz, üretim, zaman ve enerji kaybınız artacaktır. Bir eşyadan, bir malzemeden hatta bir gömlekten birden fazla olma ihtimali yüksektir. Düzensiz ortam güvensiz bir ortamı doğurur. İş ortamında sizi yaralayabilecek olayların başınıza geliyor olması düzensiz ve güvensiz bir çalışma ortamının göstergesidir. Önemli bir evrakı, bir yazıyı veya önemli bir montaj parçasını sürekli kaybediyorsanız veya bulamıyorsanız insan kaynakları departmanı sizin yerinize yeni bir eleman arayışına geçmiş olabilir.

Düzensiz bir ortamın neler yaratacağından ve olumsuz yönünden bahsetmişken düzeni alışkanlık haline getirmek isteyenlere beş adımlık tavsiyelerim olacak. Düzenli olmanın ve devamının sağlanması için Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke diye adlandırdıkları beş aşamadan bahsediyor Japonlar. Türkçe de karşılıkları ise sırasıyla, Ayıklamak, Düzen, Temizlik, Standartlaştırma ve Disiplin.

Başta sorduğum sorulara yanıtlarının çoğu evet olanların ayrıca bir yer aramalarına gerek yok, bu beş adımı başta belirlediğiniz alanda uygulamaya başlayabilirsiniz.

İlk basamağımız Ayıklamak ;

Anlık ihtiyacınız olmayan malzemeleri ( kitap, defter, mevsimine göre yazlık, kışlık, spor veya resmi giysileriniz, alet-edevatlarınız, üretim parçalarınız gibi )sınıflandırarak ilgili bölgeden uzaklaştırın. Bu ilk aşamanın iyi uygulanması diğer aşamalar için önemlidir.

İkinci aşama Düzen ;

Sürekli kullandığınız malzeme, ekipman, giysi vb. eşyalarınızı bulmayı kolaylaştırmak amacıyla yapılan düzenleme işidir.

Öncelikle bölgeleri tanımlayın. Masanızın üzerinde kalemliğinizin, kitaplarınızın, ajandanızın, dosyalarınızın ve bilgisayarınızın duracağı yerleri belirleyin.

Kazaklarınızın, elbiselerinizin, ceketlerinizin, pantolonlarınızın yeri belli olsun ve hep aynı yere kaldırın. Rafları bölüm bölüm ayırın ve isimlendirin. Kazak rafı, tişört rafı, kitap rafı, defter rafı gibi.

Üretim alanında ise üretimde kullanacağınız her parçanın ayrı bir yeri olmalı ve sınırları çizilmelidir.

Ailenizle ortak kullandığınız alanlarda örneğin ayakkabılıkta, sürekli üst üste çirkin bir görüntü elde ediyorsanız hangi ayakkabının hangi rafa koyulması gerektiğini belirleyin. Ayakkabılarınızın fotoğrafını çekip ayırdığınız bölüme yapıştırmanızı önerebilirim. Böylelikle her ayakkabının bir yeri olacaktır. Bunu aile bireyleri ile birlikte yapmanız da ortamınıza bir eğlence katacaktır.

Üçüncü aşama Temizliktir;

Temiz ortamda çalışanların morali her zaman daha yüksektir. Temiz olmayan ortamda eşyaların kalitesi bozulur, maliyetleri artar. Yenisini almak ve tamir ettirmek gibi. Temizlik yaptıkça düzenli olma ihtiyacı daha da artacaktır. Kendinize bir temizlik çizelgesi oluşturunuz.

Ve Standartlaştırma;

Standartlaştırma, üç aşamayı desteklemek ve sürekliliğini sağlamak için önemli bir etkendir. Ortamın eski yani dağınık haline gelmemesi için elde edilen başarının sürdürülmesidir. Faydası nedir derseniz; başta yaptığımız üç adımı kontrol etmemizi sağlar, hatalarımızı tespit eder, kurulan bu düzeni daha iyi nasıl iyileştiririz fikrini verir.

Son aşamamız Disiplin;

Belli bir disiplinin sağlanabilmesi için, her zaman doğru şeylerin kurallarına göre yerine getirilmesi ve alışkanlıkların yaşatılması gerekir. Bahsettiğimiz dört aşamanın uygulanmasının alışkanlık haline getirilmesi disiplini sağlayacaktır.

Yaşadıkça ve iş yaptıkça, yaşadığımız ve çalıştığımız ortamların dağılması kadar doğal bir şey yoktur. Önemli olan dağınıklığa rağmen tekrar toparlanabilmek, standardı oturtmak ve disiplin içerisinde düzeni sağlayabilmektir. Düzeni sağlıyorsanız hata oranınız ve harcamalarınız azalır, performansınız ve motivasyonunuz yükselir, maliyetleriniz düşer. Daha da önemlisi düzen başarıyı getirir ve artırır.

Yazar: Özlem Erbaşlar

 
 
Videoyu izlemek için tıklayınız. Vizgolog